Nastala doba, kdy je snazší a efektivní nový soubor (typu Word, Excel, …) vytvářet od začátku v prostředí internetu, a to klidně se svými kolegy najednou.
Práce se soubory v cloudu je snadná a efektivní
Asi jste byli zvyklí, že máte na svém počítači nainstalované oblíbené programy a vytvářeli v nich dokumenty, které jste přenášeli na USB pamětích či posílali e-mailem. Nyní je snazší soubor tvořit od začátku v prostředí internetu, a to klidně se svými spolupracovníky najednou. Následně zaslat přístup i právníkovi nebo klientovi a společně doladit třeba smlouvu, objednávku či zadání k projektu. Ušetří to mnoho času, ztrátu formátování, problémy s kompatibilitou apod. Máte možnost pracovat na více zařízeních najednou (PC, notebook, tablet, mobil). Zároveň můžete ukládat verze dokumentu, nastavit zaznamenávání změn (abyste nemuseli po úpravě někým jiným znovu číst vše od počátku), soubor si vytisknout, stáhnout na svůj počítač zálohu atd.
Google Workspace (dříve G Suite, předtím Google Apps) je v současné době asi nejlepší platforma v oblasti kancelářských online aplikací. Základní a pro vás nejvhodnější navzájem provázané nástroje jsou: Gmail, Dokumenty, Tabulky, Disk (ukládání dalších typů souborů), Prezentace, Kalendář, Chat (komunikace), Meet (videokonference), Weby (mikrostránky), Kontakty.
Ale ani to není všechno, Google dále nabízí Fotky, Hangout (něco jako telefonování), Formuláře, Keep (poznámky) atd. Vývojáři třetích stran dokonce mohou do tohoto prostředí doprogramovat další aplikace. K dispozici je velký výběr na Google Marketplace. My např. využíváme MindMup (vytváření myšlenkových map), dále existují různé verze projektových manažerů integrovaných do prostředí Google Workspace atd.
G Suite bylo ještě v roce 2012 zdarma, ale s příchodem nových funkcí a množství firem, jež začali službu s oblibou používat, přišel Google s požadavkem na zaplacení 5 dolarů za jednoho uživatele na měsíc. Toto je částka, kterou se určitě vyplatí investovat, protože získáte neuvěřitelně propracovanou soustavu užitečných aplikací. My používáme Google Workspace (G Suite) už od roku 2009 a nikdy bychom nepřešli nikam jinam. Rozhodně ne k Microsoft, který přišel se službou Office 365.
Důvody, proč využívat nástroje Google Workspace… Stalo se vám toto někdy?
- Nemohli jste najít soubor na jednom (ani na druhém) počítači, až jste zjistili, že ho máte na notebooku nebo flash paměti?
- Museli jste dávat dohromady připomínky ke smlouvě od několika spolupracovníků z více e-mailů do jednoho dokumentu?
- Přehrávali jste soubory mezi různými počítači a přenášeli na flash disku?
- Obcházeli jste kolegy nebo jim e-mailovali, aby vyplnili společnou tabulku a potom ji poslali dalšímu?
- Urgovali jste opakovaně synchronizaci sdílených dat?
- Dávali jste pracně dohromady termín schůzky s několika kolegy?
- Smazali jste si omylem soubor na lokálním či sdíleném disku a nemohli ho už obnovit?
Následující video je sice v angličtině, ale velice srozumitelné: www.youtube.com/watch?v=EZmXEFGFeNA. Více o službě se můžete dozvědět v češtině na této Google stránce: workspace.google.com/intl/cs. My vám rádi tento software do vaší společnosti zavedeme. Co potřebuje vaše firma k zvýšení efektivnosti řízení / organizování / logistice / … –> využít už připravené internetové nástroje / cloud služby, dobře je propojit a dále šikovně používat a vylepšovat.
